E-posta yazarken nelere dikkat edilmeli?

 Eğitmen Suna Okur, ”E-posta son zamanlarda çok hızlı ve kolay gönderime sahip olduğu için sıklıkla tercih ediliyor. Ancak gönderimi hızlı ve kolay olduğu için her şeyden azade gibi düşünerek, “hız çağındayız” gibi bir takım bahanelerin arkasına sığınarak dikkat etmeden gelişi güzel e- posta gönderiyoruz.” diye konuştu.

Okur’un açıklamalarından satır başlıkları şu şekilde:

”Özellikle resmi makamlara, kurumsal firmalara ya da yöneticileriniz tarafından dikkate alınmak istiyorsanız e-postalarınızı özenle hazırlamak zorundasınız.

E-posta gönderirken yapılan hatalar:

Bu konuda yapılmaması gereken hataların bir kısmını hatırlatmakta yarar var. Bunlardan ilki, gerekmediği halde bilgiye eklediğimiz kişiler bizim yüzümüzden bir yığın gereksiz e-postayı açmak zorun kalıyor. Yöneticilerin birçoğu bu durumdan rahatsızlık duyuyor.

‘Bcc’ karbon kopya kullanımı etik olmalı.

Noktalama işaretleri ve imla kurallarına uyulmadan hazırlanan metinler karşı tarafta okuma ve anlama güçlüğüne neden oluyor.

E-postalarda ‘msn’ kısaltmalarının kullanılıyor olması ve bazen de çok çirkin kısaltmaların yapılıyor olması rahatsızlık veriyor. Özellikle saygı bildiren ifadelerde kısaltma yapmak saygısızlığın ifadesidir. Örneğin, “Sayın” kelimesini “Sn” diye kısaltılması. Yazışmalarda mümkün olduğunda kısaltma yapılmamalı.

Günlük konuşmada beden dilini karşılayan gülen yüzler, ağlayan yüzler de rahatsızlık sebebidir. Bilhassa iş yazışmalarında gerekmediği halde gülen yüzlerin veya ağlayan yüzlerin kullanılması kurumun ciddiyetini sarstığı için kullanılmamalıdır.

Her e-postadan sonra okundu teyidinin istenmesi güvensizlik olarak algılandığı için büyük rahatsızlığa yol açıyor.

Tamamı büyük harfle yazılan kelimelerin, e-postaların, bağırmak anlamına geldiğini bilmeyen kullanıcılar rahatsızlık veriyor. Hala büyük harfle yazmanın bağırmak anlamına geldiğini bilmeyen kullanıcılar var.

Tüm bunlara dikkat edilirse daha başarılı e-postalar göndermek mümkün olacaktır.”